보다 생산적인 회의를위한 6 가지 비밀

내가 참석 한 회의

모두가 더 나은 회의를 원합니다

좋아, 우리 모두 거기에 있었어… 우리는 너무 많은 시간을 보냈고 엄청난 낭비처럼 보였던 회의에 앉아 있었다. 모두가 말을 많이했고, 일부는 완전히 주제에서 벗어 났고 실제로 어떤 일이 이루어 졌는지 분명하지 않습니다. 전혀 익숙한 것 같습니까?

다행히도 생산성을 높이는 회의를 운영하는 방법이 있습니다. 생산적인 회의에는 항상 목적이 있으며, 수행 방법에 효과적이며 적절한 시간에 예약됩니다.

다음 6 가지 팁은 다음 회의를 변화시키는 데 도움이 될 수 있습니다.

훌륭한 회의는 저절로 진행되지 않습니다.
계획은 끝을 염두에두고 시작됩니다.
항상 공식적인 의제가 있습니다.
기본 규칙은 명시 적으로 표현되고 동의됩니다.
회의를 진행하기위한 주요 역할 할당이 있습니다.
후속 조치를위한 실행 계획이 있습니다.

시간을내어 좀 더 깊이 살펴 보겠습니다.

1. 훌륭한 회의는 스스로 실행되지 않습니다

누군가가 오케스트라를 지휘해야 모든 사람이 조화롭게 연주하고, 상을 주시하고, 선두에서 앞장서 서… 음, 사진을 찍을까요? 회의의 모든 사람이 자신의 단일 역할에 집중할 때 한 사람을 촉진자로 지정하여 토론이 진행됨에 따라 큰 그림을보고 효과적인 의사 소통을위한 프로세스를 안내해야합니다.

좋은 촉진은 참가자가 일정을 원활하게 진행하고 문제가 발생하는 곳에서 문제를 해결하는 데 도움이됩니다. 진행자는 의사 소통을 잘해야하며 회의 의장, 참가자 중 한 명 또는 회의 토론에 참여하지 않는 외부 사람이 될 수 있습니다.

2. 계획은 끝을 염두에두고 시작됩니다.

다음 질문을 스스로에게 물어보십시오.

우리는 회의를 열어 무엇을 성취하려고합니까? 원하는 결과는 무엇입니까?
회의가 최선의 선택입니까, 아니면 이메일이나 다른 통신 수단을 사용하여 목표의 일부 또는 전부를 달성 할 수 있습니까?
누가 참석해야합니까? 올바른 참가자와 올바른 참가자 수를 어떻게 식별합니까?
최종 결과를 가장 잘 달성하려면 어떤 수준의 준비가 필요합니까?
회의에 통합하려면 어떤 프로세스가 필요합니까? 예를 들어, 새로운 아이디어를 창출하기 위해 브레인 스토밍 세션을 포함하는 것을 고려해야합니까, 아니면 더 많은 정보에 입각 한 협업을 위해 개별 프레젠테이션을 제공해야합니까?

달성해야하는 결과부터 시작하여 참석자를 더 잘 식별하고 효과적인 회의에 필요할 수있는 시간과 사전 작업을 처리 할 수 있습니다.

3. 항상 공식적인 의제가있다

가장 효과적인 회의에는 의제, 즉 회의에서 논의해야하는 항목 목록이 있습니다. 논의 할 항목 만 설명하는 의제에 익숙하지만 더 좋은 방법은 모든 회의 참석자가 동일한 페이지에 있도록 각 의제 항목의 의도 (목표)와 원하는 결과를 포함하는 것입니다.

이러한 방식으로 의제가 만들어지면 토론이 진행되지 않거나 완료되거나 진행할 때가 더 분명해집니다. 공식적인 목표 는 참가자들에게 최선의 기여 방법을 알려주고 결과 는 토론의 효과에 대한 척도를 제공합니다. 또한 진행자 또는 의장이 회의를 성공적으로 마무리 할 수있는 훌륭한 도구입니다.

일정, 결과 및 목표를 보여주는 의제의 예

4. 기본 규칙은 명시 적으로 표현되고 동의합니다.

올바른 기본 규칙을 구현하면 더 유연하고 마찰이 적은 회의를 만들 수 있습니다. 일반적으로 기본 규칙이라는 용어를 들었을 때 "진동중인 전화기", "제 시간에 맞추기"또는 "골든 규칙 적용"등을 생각할 수 있습니다. 이러한 규칙은 가장 자주 적용되는 표준 일 수 있지만 유익한 회의를위한 기본 규칙도 중점을 두어야합니다. 더 큰 그룹 참여를위한 커뮤니케이션 강화.

이를 예시하는 기본 규칙의 좋은 샘플은 Roger Schwarz (Schwarz, 2016)에서 나왔습니다. 그는 효과적인 회의를위한 8 가지 규칙을 나열합니다. "관심을 표현하고 진정한 질문을하고, 모든 관련 정보를 공유하고, 구체적인 예를 사용하고 중요한 단어의 의미에 동의하고, 추론과 의도를 설명하고, 입장이 아닌 관심사에 집중하고, 가정과 추론을 테스트하고, 공동으로 다음 단계를 설계하고 논의 할 수없는 문제를 논의합니다. "

이러한 규칙은보다 광범위한 대화를 위해 개인 및 그룹 토론의 행동을 안내하기 위해 고안되었지만 긍정적 인 참여를 높일 수있는 일부 프로토콜의 예일뿐입니다. 자신의 절차 및 행동 규범을 만들거나 조정하면 회의를보다 풍부한 결과로 이끌고 규제 할 수 있습니다.

각 회의를 시작할 때 각 기본 규칙을 완전히 이해하는 것은 참가자가 원하는 표준에 동의하고 준수하려고 노력하는 데 중요합니다.

5. 회의를 진행하기위한 주요 역할 할당이 있습니다.

가장 성공적인 회의에는 참가자 또는 외부 사람에게 이중 역할로 할당 될 수있는 몇 가지 필수 역할이 있습니다. 할당 된 역할은 회의 기간, 참가자 수 및 회의 목적에 따라 달라집니다.

시계

의제에 따라 시간을 모니터링 할 자원자를 요청하십시오. 이것은 회의 의장 또는 진행자의 책임으로 롤링 될 수 있지만 회의가 길거나 본질적으로 복잡 할 것으로 예상되는 경우 별도의 자원 봉사자를 요청하는 것이 가장 좋습니다.

타임 키퍼의 역할은 특정 의제 항목에 대한 시간이 다가 오면 참가자들에게 경고하여 결과가 달성되지 않은 경우 그룹이 추가 시간을 결정할 수 있도록하거나 계속 진행하기로 동의하는 것입니다.

플립 차트 / 화이트 보드 메모 작성자

누군가가 플립 차트 이젤 또는 화이트 보드에 회의 진행 상황을 차트로 작성하면 회의 진행 방식에 대한 광범위한보기를 제공합니다.

다이어그램 기여는 새로운 아이디어를 자극하거나 다른 방법으로 만들어지지 않았을 개념 간의 연결을 만들 수 있습니다. 또한 공유를 주저하는 사람들, 특히 다른 사람에 대해 자신을 주장하는 경향이있는 보컬 참가자 그룹에서 공유하도록 장려 할 수 있습니다. 반대로, 특히 아무도 자신의 생각을 듣거나 진지하게 받아들이지 않는다는 느낌에서 비롯된 경향이있는 경우 이러한 사람들을 중재 할 수도 있습니다. 일단 캡처 된 아이디어는 반복이있는 경우 참조 할 수 있습니다.

플립 차트 노트는 읽을 수 있어야하며 주요 기여 내용을 정확하게 캡처해야합니다. 용이성과 민첩성을 위해 시각적 기호 또는 약어를 표시하거나 동반 할 수 있습니다. 회의가 끝나면 기록하여 공식 메모에 추가하거나 저장하고 후속 회의에서 참조로 사용할 수 있습니다.

회의록 / 회의록

회의가 아무리 짧거나 간단하더라도 귀하와 다른 회의 구성원이 나중에 논의되거나 합의 된 내용에 대해 동일한 이해를 공유 할 것이라는 보장은 없습니다. 회의록이나 의사록은 중요한 결정, 합의, 토론 및 실행 항목에 대한 기록을 제공해야합니다.

"회의록"또는 "회의록"에 대해 다른 해석이있을 수 있으므로 템플릿을 제공하거나 형식에 미리 동의하는 것이 좋습니다.

메모 캡처를 담당하는 사람은 회의 참가자이거나 회의에 대한 정확한 기록을 만드는 것이 유일한 목적인 외부 사람 일 수 있습니다.

6. 후속 조치를위한 실행 계획이 있습니다.

성공적인 회의의 마지막 비결은 회의가 단순한 "토크 샵"이상인지 확인하는 것입니다. 후속 조치가 필요한 항목이있는 경우 지정된 일정과 책임있는 사람이 있어야합니다. 회의가 끝날 때 요약의 일부로 항목, 일정 및 담당자 목록을 작성하고 동의해야합니다. 이것은 회의록 / 노트 본문에 묻혀서는 안되며 명확하게 참조 할 수있는 별도의 섹션이 있어야합니다.

이 팁 적용

여기에 더 가치있는 회의를위한 6 가지 간단한 팁이 있습니다. 이러한 팁의 전부 또는 일부가 적용되는보다 생산적인 회의를 보장 할 수 있습니다.

이러한 제안을 다음 회의에 추가 할 계획이라면 귀하 또는 회의에 참여한 다른 사람에게 큰 변화가되지 않도록 단계적으로 구현하는 것이 좋습니다.

참조:

Schwarz, R. (2016). 훌륭한 회의를위한 8 가지 기본 규칙. 2019 년 7 월 23 일에 확인 함.