차례:
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정보 시스템과 그 특징
정보 시스템은 조직의 효율성과 효과를 개선하기 위해 데이터를 관리, 생성, 처리, 배포 및 검토합니다. 정보 시스템의 몇 가지 예는 다음과 같습니다.
- 트랜잭션 처리 시스템 (TPS): 비즈니스 트랜잭션 처리를 담당합니다. 거래 유형은 조직마다 다르지만 주문, 청구, 수표 예금, 급여 시스템, 예약 시스템 및 재고 관리를 예로들 수 있습니다. 데이터를 유지, 추가, 변경 및 제거하는 데 도움이됩니다.
- 관리 정보 시스템: 문제 해결 및 의사 결정에 필요한 작업을 수행하는 데 도움이됩니다. 성능, 효율성, 회계 및 트랜잭션 데이터를 모니터링하여 관리를 지원합니다. 몇 가지 예로는 영업 관리 시스템, 예산 책정, 인력 및 재고 관리가 있습니다. 이 정보는 정확하고 관련성이 있어야합니다.
- 의사 결정 지원 시스템: 관리자의 의사 결정을 지원합니다. 내부 및 외부 리소스를 사용하여 기존 정보를 분석하고 효과를 예측합니다. 보고서, 예측 및 그래프를 요약하는 데 도움이됩니다. 몇 가지 예로는 물류 시스템과 스프레드 시트가 있습니다.
- 고객 관계 관리 (CRM) 시스템: 사업주는 고객 관계 시스템을 사용하여 구매, 제품 결함 및 고객 문의를 포함한 고객 활동을 축적하고 추적합니다.
- 비즈니스 인텔리전스 시스템 (BIS): 미래 판매 패턴을 예측하고, 현재 비용을 요약하고, 판매 수익을 예측하는 분석을 제공합니다.
정보의 법적 및 조직적 요구 사항
정보에 다음과 같은 민감한 데이터가 포함될 수 있으므로 정보의 보안 및 기밀성에 관한 규칙을 갖는 것이 중요합니다.
- 개인 기록
- 급여 기록
- 인적 자원 기록
- 재무 데이터
잘못된 손에이 정보는 기업과 고객에게 위협이되거나 사기, 차별 및 기타 위반 행위에 사용될 수 있습니다.
1998 년 데이터 보호법과 같은 법을 따르지 않을 경우 법적 조치를 취할 수 있습니다.
저장할 정보 선택
조직은 획득 한 모든 정보를 유지할 수 없습니다. 잘못되거나 관련없는 정보를 저장하는 것은 소용이 없으며 귀중한 공간을 차지하므로 정보 검색이 더 어려워집니다.
어떤 정보를 저장해야하는지 결정할 때 결정은 무엇보다도 각 특정 유형의 정보와 관련된 법적 요구 사항에 따라 달라집니다. 예를 들어, 법적 요구 사항은 다음과 같이 명시합니다.
- 인사 기록은 직원의 고용 종료 후 6 년 동안 조직에서 보관해야합니다.
- 건강 및 안전 기록은 영구적으로 보관해야합니다.
- 계정 기록은 조직 유형에 따라 3 ~ 6 년 동안 보관해야합니다.
이전 고객과 관련된 개인 데이터와 같은 정보는 더 이상 사용하지 않으면 폐기해야합니다. 이 가이드를 따르면 관련 정보 만 저장되어 필요할 때 쉽게 찾을 수 있습니다.
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정보의 정확성 보장
1998 년 데이터 보호법은 기업이 보유하고있는 개인 데이터의 정확성을 보장 할 의무를 부과합니다. 정보는 필요한 경우 항상 최신 상태로 유지되어야합니다. 이를 수행하는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.
- 정기적으로 업데이트되는 데이터베이스 및 스프레드 시트 사용
- 고객 및 직원 정보에 대한 경고를 설정하여 시스템이 업데이트 될 때 연락을 받도록합니다.
- 외부 및 내부 감사 활용
- 데이터 수집 방법 검토 및 수정
정시에 정보 형식화 및 전달
올바른 형식으로 제공되지 않은 정보는 사용하기 전에 다시 형식을 지정해야하므로 지연이 발생하고 정보가 실수로 변경 될 위험이 있습니다. 합의 된 기간 내에 제공되지 않은 정보는 데이터를 해석 할 시간이 충분하지 않을 수 있으므로 소용이 없을 수 있습니다.
삭제할 정보 선택
조직은 언제 어떤 정보를 삭제할 수 있는지에 대한 자체 지침을 설정합니다. 이러한 지침은 조직의 유형과 규모, 라이브 또는 현재 파일링 시스템에서 사용 가능한 공간 및 정보 유형에 따라 다릅니다.
관련이 없거나 오래되었거나 부정확 한 정보는 삭제 될 수 있습니다.
보관 된 파일의 정보는 보관 기간이 만료 된 경우에만 삭제할 수 있습니다. 개인 데이터는 필요 이상으로 보관되지 않습니다. 더 이상 필요하지 않은 개인 데이터를 폐기하면 부정확하거나 오래되거나 관련성이 없게 될 위험이 줄어 듭니다.
정보 시스템 문제 해결
정보 시스템에서 발생할 수있는 문제 및 해결 방법은 다음과 같습니다.
- 정보가 올바른 방식으로 저장되지 않습니다. 예: 잘못된 순서로; 불필요한 파일이 보관됩니다. 중복 저장 됨; 및 누락 된 파일. 이 문제를 극복하는 방법은 조직이 정보 저장 방법에 대한 지침을 설정하여 필요할 때 정보를 더 빠르고 쉽게 검색 할 수 있도록하는 것입니다. 정보가 누락되면 데이터 보호법을 위반할 수 있으므로 관리자에게 알려야합니다. 정보를 최신으로 유지하는 또 다른 방법은 불필요한 정보를 정기적으로 확인하고 폐기하는 시스템을 갖추는 것입니다.
- 바이러스와 같은 컴퓨터 시스템의 문제. 이는 IT 관리자 나 IT 기술자에게보고해야합니다.
- 조직 내에서 정보가 올바른 방식으로 전송되지 않는 결과를 초래하는 통신 중단이있을 수 있습니다. 즉시 해결할 수없는 경우 팀간에 해결하거나 관리자에게보고해야합니다.
- 대부분의 조직은 트랜잭션 처리 시스템을 사용하여 비즈니스의 핵심 운영 기능을 수집, 저장, 처리 및 출력합니다. TPS 정보 시스템은 사용자 입력에서 데이터를 수집 한 다음 수집 된 데이터를 기반으로 출력을 생성합니다. 이러한 시스템은 수백 건의 트랜잭션을 처리하는 데 사용되며 많은 사용자가 동시에 동일한 데이터 집합에 대해 작업해야합니다. 때때로 이로 인해 시스템이 중단됩니다. 충돌이 발생하는 경우 정보가 손실되지 않도록 조직에서 시스템을 백업하는 것이 중요합니다. 트랜잭션이 성공한 것으로 간주 되려면 규칙을 설정하고 단계별로 따르는 것이 중요합니다.
정보를 저장하는 목적은 데이터 보호법을 준수하여 안전하고 안전한 환경에 보관하는 것입니다. 또한 조직이 특정 정보를 저장하는 것은 법적 요구 사항입니다.