직무 설명 업데이트가 중요한 이유

수행중인 작업을 제대로 반영하려면 작업 설명을 정기적으로 업데이트하는 것이 중요합니다.

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직무 설명은 고용주가 직장에서 사용할 수있는 효과적인 도구입니다. 직위에 할당 된 작업과 의무의 요약으로, 직무 설명은 다양한 이유로 고용주에게 유용 할 수 있습니다. ADA와 관련된 직무 기능.

정기적으로 업데이트되고 정확한 직무 설명은 조직의 목표 및 목표를 달성하는 것과 관련된 임무 할당에 특히 중요 할 수 있습니다. 그들은 작업을 수행하는 감독자와 직원을 돕는 매우 유용한 도구입니다.

작업 설명을 제대로 작성하려면 작업의 여러 요소를 포함해야합니다.

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직업 설명이란 무엇입니까?

직장에서 그들의 역할을 이해하기 위해서는 직업 설명의 정의를 아는 것이 도움이됩니다. 직무 분석이 수행 된 후에 직무 설명이 생성됩니다. 이 분석에서는 작업의 필수 기능과 할당 된 기능을 성공적으로 수행하는 데 필요한 최소 요구 사항을 살펴 봅니다. 사양 목록 또는 "설명"이 직무 설명이됩니다. SHRM 학습 시스템 (Module 2, Workforce Planning and Employment 2006)은 다음을 포함하여 직무의 중요한 기능을 요약하여 직무 설명을 정의합니다.

SHRM (Society for Human Resource Management)의 사람들은 직장에서 효과적인 직무 설명을 통해 정확한 직무 묘사의 중요성을 인식하고 있습니다. 직무 설명 및 기타 인적 자원 문제에 대한 자세한 내용은 SHRM 웹 사이트 www.shrm.org를 참조하십시오.

모든 작업 (임시 포함)에는 작업에 대한 정확한 설명을 제공하기 위해 업데이트 된 작업 설명이 있어야합니다.

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관리자가 작업 설명을 정기적으로 업데이트해야하는 이유는 무엇입니까?

관리자는 종종 직무를 올바르게 설명하기 위해 직무 설명을 검토하고 수정해야합니다. 작업 설명을 업데이트하는 데는 몇 가지 이유가 있습니다. 다음을 고려하세요:

1. 채용 및 채용

작업장에 공석이 발생하면 감독자는 공석을 채우기위한 대체품을 찾기위한 조치를 취해야합니다. 채용 프로세스의 첫 번째 단계 중 하나는 가장 최근의 작업 설명을 꺼내서 채워야 할 작업의 최소 요구 사항과 필수 기능을 검토하는 것입니다.

목표와 목표가 조직의 전체적인 전략 계획의 변화에 의해 영향을 받기 때문에 감독자는 직업 설명이 더 이상 실제로 채워질 직업을 묘사하지 않는다는 것을 알게 될 것입니다. 제한된 직원 및 / 또는 조직 구조의 작업장 변경으로 인한 우선 순위 변경은 종종 작업에서 실제로 수행해야하는 작업에 변화를 가져옵니다. 수행 할 작업을 반영하도록 작업 설명이 업데이트되면 고용주는 지원자가 지원할 공석을 게시 할 준비가 된 것입니다.

또한 일부 고용주는 지원자가 온라인 구직 신청서를 작성하기 전에 검토 할 수 있도록 웹 사이트에 직업 설명을 게시합니다. 구직자가 직업 설명에 액세스 할 수 있으면 자신의 기술이 게시 된 직책과 일치하는지 더 잘 이해할 수 있습니다. 직업 설명이 게시되거나 게시 된 직업에 관심이있는 구직자에게 제공 될 때 고용주와 직원 모두 낭비되는 많은 시간을 피할 수 있습니다.

2. 신입 사원 오리엔테이션

신입 사원은 근무 첫날 업무 설명 사본을 받아야합니다. 예를 들어, 신입 사원 오리엔테이션 동안 신입 사원은 고용주의 정책, 급여 정보, 건강 혜택 및 / 또는 정규 직원에게 제공되는 기타 혜택에 대한 많은 서류를받습니다. 이러한 정보를받는 동시에 직업 설명 사본도받을 수 있습니다.

다시 말하지만,이 직무 설명을 업데이트하여 신입 사원에게 고용 된 직무에 대한 정확한 설명을 제공해야합니다. 신입 사원은 자신이 신청했다고 생각한 직업이 웹 사이트에 게시 된 직업과 크게 다를 때 새로운 직업에 쉽게 빠져들 것입니다. 고용주는 이러한 이유로 새로운 고용주와 함께 머물지 않기로 선택한 훌륭한 직원을 잃을 수 있습니다.

또한 직원 파일에 서명 된 사본을 배치 할 수 있도록 직원이 직무 설명에 서명하도록하는 것이 좋습니다. 서명 된 사본은 단순히 자신이 수행하도록 고용 된 직무를 묘사하는 직무 설명 사본을 받았음을 나타냅니다.

3. ADA 편의

직원 또는 장애가있는 구직 지원자를 위해 합리적인 편의를 제공 할 수 있는지 결정하기 위해 조직은 해당 작업에 대한 직무 설명을 검토해야합니다. 법원은 직원이 편의를 요청한 후 직업 설명을 작성하는 고용주에게 불리하게 보일 것입니다. 조정은 작업에 대한 업데이트 된 작업 설명이있는 경우에만 수행 할 수 있습니다.

4. 직원 불만

직무에 대해 불만을 제기하기 위해 인사부 또는 직속 상사에게 오는 직원은 종종 자신의 직무 설명을 보면 도움이됩니다. 직무 설명은 직무 설명을 훨씬 벗어난 직무를 수행하도록 요청 받고 있다고 느끼는 직원에게 종종 분쟁을 일으키는 직무의 필수 기능을 나열합니다.

많은 고용주가 직무 설명에 "할당 된 다른 모든 직무"에 대한 라인을 나열하고 있지만 감독자는 직무 설명을 훨씬 벗어난 작업을 직원에게 맡겨서는 안됩니다. 이러한 언어는 일시적이거나 정상적인 책임을 벗어난 일이있을 때 고용주에게 유연성을 제공하기 위해 포함됩니다. 직원들에게 이러한 업무가 정기적으로 주어지면 결국 자신이 공정하게 대우받지 못한다고 느끼는 불만족 스럽거나 불만족스러운 직원이있을 것입니다.

5. 보상 문제

보상 전문가는 직무 설명을 평가하여 직무 수행에 대해 지불해야하는 임금을 결정합니다. 직업에 대한 임금을 결정하는 것은 직업 설명이 정확하고 최신이되는 또 다른 중요한 이유입니다. 직장에서 중대한 변화가있는 것은 드문 일이 아니므로 경영진은 매년 또는 필요에 따라 직무 설명을 검토 및 / 또는 업데이트해야합니다.

또한 직원은 정기적으로 수행하는 직무 설명을 벗어난 작업에 대해 임금이 부족하다고 느끼면 고용주에게 이의를 제기 할 수 있습니다. 이 문제는 직원이 수행 한 추가 작업에 대해 급여를받는 방법을 규정하는 노조 계약 언어가있는 경우 특히 문제가 될 수 있습니다.

6. EEOC 요금

고용주가 EEOC (Equal Employment Opportunity Commission) 불만 시스템을 통해 직원 또는 이전 직원으로부터 차별 혐의를 받으면 경영진은 클레임을 조사하고 혐의 세부 사항에 대한 서면 답변을 제공해야합니다. 종종 제공되는 문서에는 작업 설명이 포함됩니다. 직원의 인사 파일 또는 게시물에서 검색된 직무 설명은 EEOC의 조사자에게 직무의 의무 및 요구 사항에 대한 좋은 설명을 제공합니다.

7. 성능 평가

상사가 직원에 대한 성과 평가를 완료 할 준비를 할 때 직위의 직무 설명을 검토하여 평가 양식에 다양한 등급 요소를 작성하는 것이 도움이됩니다. 직무의 다양한 업무 및 책임과 관련하여 성과를 검토 할 수있는 구조를 제공합니다.

정확한 직무 설명이 중요합니다

직무 설명은 위에 나열된 작업장 책임의 요구 사항을 충족하기 위해 정확해야합니다. 수행 된 작업의 정확한 수 또는 직원이 업무에서 직면 할 수있는 모든 가능한 시나리오에 대해 자세히 설명하지는 않지만 수행 할 작업의 일반적인 범위와 수준을 포함해야합니다.

감독자는 직무 설명을 정기적으로 검토하여 직무 책임에 대한 좋은 그림을 제공해야합니다. 이직률, 직원 불만 및 기타 직원 문제와 같은 고용 활동은 종종이 점을 경영진의 최전선으로 가져옵니다.

작업 설명을 직장 우선 순위로 설정

작업 설명은 직장에서 파일로 보관해야하는 중요한 문서입니다. 위에서 언급했듯이 직무 설명은 정기적으로 또는 덜 빈번한 활동 (EEOC 요금, 연간 성과 평가 등)에서 발생하는 많은 인적 자원 작업에 사용될 수 있습니다. 파일에 포함 된 정보는 기록 보관 수단으로 사용됩니다.

다른 문서와 마찬가지로 작업 설명은 작업장에서 어떤 목적으로 사용해야하는 순간 파일에 보관해야합니다. 그들의 중요성이 인식되지 않고 그들이 묘사하는 직업을 효과적으로 반영하지 못할 때, 고용주는 다양한 불필요한 문제에 직면하게됩니다.